Amt Föhr-Amrum: Digitalisierung schreitet voran

Schon länger wird es vorbereitet, nun ist das Bürgerportal des Amtes Föhr-Amrum an den Start gegangen. Hintergrund ist das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG), das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten.

Ziel der digitalen Informations- und Serviceplattform ist, dass Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen Verwaltungsvorgänge online und unabhängig von Ort und Zeit sicher und bequem erledigen können. Prozesse sollen vereinfacht und die Servicequalität gesteigert werden. Von Gewerbean-, um- oder abmeldungen, Baumfäll- oder Standplatzgenehmigungen bis zur Anmeldung als Wahlhelfer werden eine Vielzahl digitaler Angebote gebündelt.

Künftig sollen alle die Bürger betreffenden Online-Dienste zentral unter diesem Portal erreichbar sein. Mehr als 500 sind es insgesamt, die überwiegend Bund, Länder und Kreise betreffen. Dienstleistungen, die auf die jeweilige Kommune entfallen, wurden und werden vom IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) und dem Informations- und Kommunikationsdienstleister Dataport entwickelt und vom Amt Föhr-Amrum für die eigenen Bedürfnisse konfiguriert. Für Letzteres wurde auf den Einsatz eines externen Dienstleisters verzichtet und die Umsetzung durch den Digitalisierungsmanager des Amtes realisiert. Damit ist das Amt Föhr-Amrum eine der ersten Verwaltungen im Kreis Nordfriesland, die ein eigenes Bürgerprotal eingerichtet haben, um sich auf die Bedarfe der Bürger einzustellen.

Das Bürgerportal ist erreichbar unter amtfa.digital.

Dokumentenmanagementsystem: Einführung rückt näher

Mit der Digitalisierung einher geht auch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ziel ist die papierlose Verwaltung, mit E-Akten und der digitalen Bearbeitung der Anträge von Bürgern bis zum Bescheid sowie der einheitlichen Verarbeitung von Dokumenten aller Art. Alle Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert und die Abteilungen können auf die für sie freigegebenen Bereiche zugreifen.

Doch der Aufwand ist enorm und es wird dauern, bis die Datenbank-gestützte Verwaltung elektronischer Dokumente Realität ist. Zwar sind schon heute viele Arbeitsschritte digitalisiert, doch diese sind häufig in viele unterschiedliche Programme ausgelagert. Diese sogenannten Insellösungen gilt es zusammenzuführen, um einen einheitlichen Arbeitsfluss zu gewährleisten: Alle Verwaltungen müssen untereinander kommunizieren können, die Schnittstellen entsprechend einheitlich und die genutzten Programme kompatibel sein.

Im Amt Föhr-Amrum kommt die Verwaltungssoftware „Enaio“ der Optimal Systems GmbH zum Einsatz, die nach der Ausschreibung den Zuschlag erhalten hatte. Die Basisinstallation ist abgeschlossen und in der zweiten März-Woche sollen die ersten Schulungen zur Schriftgutverwaltung stattfinden. Folgen wird eine umfangreiche Test- und Einführungsphase in einem ausgewählten Fachbereich.

Verläuft diese erfolgreich, wird das DMS sukzessive auch in den anderen Fachbereichen eingeführt. Mit der Schaffung eines zentralen Empfangs wird die Eingangspost dann zunehmend digital erfasst, um abschließend über automatisierte Workflows in den Fachbereichen weiterverarbeitet zu werden.